Hysbysiad preifatrwydd.

Mae preifatrwydd a diogelwch eich gwybodaeth bersonol yn hynod bwysig i ni.

Wrth gysylltu â ni mae cofnodion sy’n cynnwys peth gwybodaeth bersonol yn cael eu creu. Mae’r rhain yn destun deddfwriaeth GDPR y DU 2020, a Deddf Diogelu Data 2018.
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut, a pham, yr ydym yn defnyddio’ch data personol i wneud yn siŵr eich bod yn cael gwybodaeth a bod modd i chi wneud hynny’n hyderus.

Ni fyddwn byth yn gwerthu eich data personol a dim ond gyda sefydliadau rydyn ni’n gweithio gyda nhw y byddwn yn ei rannu pan fydd hynny’n briodol. Gallwn sicrhau bod eich data yn cael ei gadw’n breifat ac yn ddiogel.

Bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn cael ei ddiweddaru i ddangos yr holl ffyrdd yr ydym yn defnyddio’ch data personol.

Trosolwg

Mae’r hysbysiad hwn yn berthnasol os oes gennych gontract neu denantiaeth, os ydych yn breswylydd neu os ydych yn defnyddio unrhyw rhai o’n gwasanaethau. Mae hefyd yn berthnasol os ydych chi’n clicio ar ein gwefan, e-bostio, rhoi galwad i ni, anfon neges drwy’r cyfryngau cymdeithasol, ysgrifennu atom, neu ymweld â ni yn bersonol.
Mae’r math o wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu yn dibynnu ar ein hanghenion.

Er enghraifft, os ydych chi’n cysylltu â ni neu’n ymweld â ni, efallai mai dim ond ychydig o wybodaeth byddwn ei hangen amdanoch i ddelio â’ch ymholiad. Os ydych chi’n un o’n preswylwyr, efallai y bydd angen i ni gasglu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch i sicrhau ein bod yn rhoi’r cartref priodol i chi, cydymffurfio â thelerau eich contract gyda ni, cynnig y gwasanaethau cymorth priodol i chi, neu eich cyfeirio atynt, i’ch helpu.

Gall gwybodaeth gynnwys eich manylion cyswllt, gwybodaeth ariannol (yn cynnwys budd-daliadau yr ydych yn eu derbyn), neu wybodaeth am iechyd meddwl neu gorfforol (yn cynnwys a oes gennych unrhyw anableddau y dylem fod yn gwybod amdanynt). Efallai y bydd angen i ni hefyd gasglu gwybodaeth benodol i fodloni ein rhwymedigaethau statudol.
Rydym yn sicrhau bod y wybodaeth sydd gennym amdanoch yn cael ei defnyddio at y diben y cafodd ei chasglu.

Dim ond am y cyfnod sy’n angenrheidiol i ddarparu gwasanaethau i chi, delio â’ch tenantiaeth, neu i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau statudol neu reoliadol eraill y cedwir y wybodaeth. Efallai y bydd angen i ni rannu rhywfaint o wybodaeth gyda thrydydd parti arall. Bydd hyn yn cynnwys awdurdodau lleol, adrannau budd-daliadau, ein contractwyr atgyweiriadau a chynnal a chadw, gwasanaethau cymdeithasol, landlordiaid cymdeithasol eraill ac adrannau’r llywodraeth yn ôl yr angen, a’r gwasanaethau brys.

Mae gennych chi hawliau amrywiol hefyd, mewn perthynas â’ch data personol, yn cynnwys yr hawl i weld copïau o’r data personol sydd gennym amdanoch chi, neu i gwyno i reolydd Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Yn syml, dyma sut rydyn ni’n defnyddio’ch data personol. Mae gweddill yr hysbysiad hwn wedi’i rannu’n adrannau i’w gwneud hi’n haws ei ddeall. Yma gallwch weld gwybodaeth fwy manwl am ba ddata personol sydd gennym a beth rydyn ni’n ei wneud ag ef.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau am yr hysbysiad hwn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r adran cysylltu â ni isod.

Ein hysbysiad yn fanwl

Cliciwch ar adnod i weld mwy o wybodaeth am y data personol sydd gennym a sut yr ydym yn ei ddefnyddio.

Lle bo angen rhannu gwybodaeth amdanoch chi, byddwn bob amser yn cydymffurfio â phob agwedd ar Ddeddfwriaeth Diogelu Data. Isod, mae enghreifftiau o bryd y gall hyn ddigwydd.

Bydd cydweithwyr a rhannau o’n sefydliad sy’n gysylltiedig â chefnogi ein gwasanaethau i chi, yn gallu cael hyd i rywfaint o’ch gwybodaeth a hynny i gyflawni eu rolau. Weithiau rydyn ni’n penodi trydydd parti i weithio i ni, a gall hyn gynnwys prosesu eich data ar ein rhan.

Weithiau mae angen i ni rannu gwybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi gydag eraill. Gall hyn gynnwys perthnasau agosaf (yn enwedig mewn argyfyngau neu pan fydd angen i ni gynnal archwiliadau diogelwch nwy ar frys ac nad ydym yn gallu trefnu apwyntiad gyda chi), neu gydag unrhyw un sydd wedi cael caniatâd gennych i dderbyn gwybodaeth mewn amgylchiadau penodol, neu i’ch helpu i reoli eich cyfrif gyda ni.

Weithiau, mae’n bosib y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau eraill. Byddwn yn gwneud hynny pan fydd angen rhesymol a phan fydd gennym sail gyfreithiol dan GDPR y DU 2020, ee oherwydd bod angen i ni wneud hynny i gyflawni ein rhwymedigaethau fel landlord yn effeithiol ac yn effeithlon.

Weithiau rydym yn rhannu eich gwybodaeth oherwydd ein bod yn cael ein gorfodi i wneud hynny, er enghraifft, oherwydd bod llys wedi gorchymyn hynny, neu oherwydd bod yn rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Pan fydd hyn yn resymol angenrheidiol ac yn gyfreithlon, gallwn rhannu peth gwybodaeth gyda:

Chontractwyr (sy’n atgyweirio, gwneud gwaith er diogelwch, arolygon, archwiliadau, gwaith asesu eiddo a’u gwella, yn ogystal â gwaith cynnal a chadw ac atgyweiriadau cyffredinol)
Darparwyr gwasanaethau TG arbenigol sy’n ein helpu i storio, prosesu a gwneud copi wrth gefn o’n data yn ddiogel
Darparwyr systemau diogelwch adeiladau mewn eiddo preswyl
Darparwyr gwasanaethau archifo a rheoli data
Gwasanaethau cyswllt y tu allan i oriau i breswylwyr
Llywodraeth leol (yn cynnwys unedau digartrefedd, gwasanaethau cymdeithasol, therapyddion galwedigaethol ac adrannau’r dreth gyngor)
Asiantaethau sy’n ymwneud â budd-daliadau a chredydau treth (yn cynnwys yr Adran Gwaith a Phensiynau a’r gwasanaeth Pensiynau)
Eraill sydd wedi cofrestru i ddarparu tai cymdeithasol neu landlordiaid yng nghyd-destun gwaredu ar stoc neu ei gaffael, gwerthu, cytundeb caffael neu bartneriaeth mewn perthynas â rhywfaint o’i fusnes neu’r busnes cyfan
Darparwyr gwasanaethau cymorth rydych chi wedi’u contractio’n uniongyrchol
Elusennau ac asiantaethau gwirfoddol (gyda’ch caniatâd bob tro)
Gwasanaethau iechyd (yn cynnwys meddygon teulu) gyda’ch caniatâd bob tro, oni bai os yw’n fater o argyfwng sy’n bygwth bywyd)
Yr heddlu ac asiantaethau sy’n gorfodi’r gyfraith ee mewn perthynas ag ymddygiad gwrthgymdeithasol neu droseddau a amheuir
Yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol a CThEF
Gwasanaethau prawf
Gwasanaethau brys
Unrhyw un yr ydych wedi ei benodi gyda chaniatâd i reoli eich tenantiaeth, neu sydd wedi’i gofrestru’n ffurfiol (gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus) fel eich atwrnai cyfreithlon o dan Atwrneiaeth Arhosol
Darparwyr gwasanaeth cartref a gofal
Landlordiaid eraill (gyda’ch caniatâd bob tro, pan fydd geirda yn cael ei ddarparu)
Cwmnïau cyfleustodau ee pan fyddwch wedi dod â’ch tenantiaeth i ben ond wedi methu â thalu’ch bil
Cwmnïau yswiriant
Llysoedd a thribiwnlysoedd ee os ydym yn gwneud cais neu’n ei amddiffyn, neu os bydd gorchymyn i ddatgelu i’r llys
Y Rheolyddion Tai Cymdeithasol
Yr Ombwdsmon Tai
Adrannau llywodraeth Cymru a llywodraeth y DU (e.e. yr Adran Diogelwch Ynni a Sero Net)
Archwilwyr
Asiantaethau casglu dyledion
Asiantaethau gwirio credyd i hwyluso gwiriadau twyll tai cymdeithasol
Sefydliadau sy’n cynnal arolygon ac ymchwil
Y wasg a’r cyfryngau (gyda’ch caniatâd bob tro)
Darparwyr ac ymgynghorwyr gwasanaethau ariannol
Gweinyddwyr a benthycwyr morgeisi
Cyfreithwyr

Weithiau, y cyfan mae’r sefydliadau trydydd parti hyn yn ei wneud yw gweithio ar ein rhan, ac i wneud hyn, mae angen gwybodaeth bersonol benodol arnynt am breswylwyr. Mewn achosion o’r fath, rydym yn eu penodi i wneud hyn o dan gontractau sy’n cynnwys cymalau prosesu data sy’n diogelu hawliau data ein preswylwyr.

Hawl i gael gweld

Mae gennych yr hawl i gael mynediad i’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi trwy wneud Cais Mynediad Gwrthrych. Os hoffech wneud hyn, gallwch anfon e-bost atom i’r cyfeiriad canlynol: dpo@hedyn.wales neu gallwch gysylltu â ni dros y ffôn ar 0300 1212 345, yn ysgrifenedig neu wyneb yn wyneb.

Pan fyddwch chi’n gwneud cais, byddwn yn cydymffurfio ag ef o fewn un mis calendr. Os na allwn gydymffurfio, neu os oes angen i ni ymestyn y cyfnod hwn am ddau fis arall, byddwn yn rhoi gwybod i chi. Mewn ambell i achos, mae’n bosib y byddwn yn cyfyngu ar y gallu i’w weld os yw’n ymwneud â hawliau eraill neu os oes rheswm cyfreithlon dros atal manylion penodol. I gael mwy o fanylion ewch i dudalen ‘Cais Gwrthrych am Wybodaeth’, ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Hawl i gael gwybod

Mae gennych yr hawl i gael eich hysbysu am brosesu eich data personol. Yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn rydym yn dweud wrthych pwy ydym ni, pam rydyn ni’n casglu eich gwybodaeth, sut yr ydym yn ei defnyddio, gyda phwy y gallwn ei rhannu a pha mor hir yr ydym yn cadw’r wybodaeth. I gael mwy o wybodaeth ewch i dudalen ‘Hawl i gael gwybod’ ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Hawl i gywiro

Os yw unrhyw ran o’ch gwybodaeth yn anghywir neu’n anghyflawn, gallwch ofyn i ni ei chywiro i sicrhau ei bod yn gywir. I gael mwy o wybodaeth ewch i dudalen ‘Hawl i gywiro’ ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Hawl i ddileu (caiff hefyd ei alw’n ‘hawl i gael eich anghofio’)

Gallwch ofyn i ni ddileu eich data personol. Nid yw hwn yn hawl diamod. Byddwn yn asesu eich cais, ac, mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd angen cadw eich gwybodaeth. I gael mwy o wybodaeth ewch i dudalen ‘Hawl i ddileu’ ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Hawl i gyfyngu

Mae’r hawl hon yn rhoi’r gallu i chi gyfyngu ar y ffordd yr ydym yn defnyddio’ch data personol mewn rhai amgylchiadau. Gall ein seiliau cyfreithlon o ran prosesu effeithio ar p’un ai yw’r hawl hon yn berthnasol ac os felly, sut. I gael mwy o wybodaeth ewch i dudalen ‘Hawl i gyfyngu’ ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Hawl i drosglwyddo data

Mewn rhai amgylchiadau, gallwch ofyn i ni drosglwyddo’ch data i barti arall o’ch dewis. Mae’r hawl i ludo data yn amodol ar y sail gyfreithlon i’w phrosesu ac mae’n berthnasol fel arfer pan fydd prosesu yn seiliedig ar ganiatâd neu angen cytundebol. I gael mwy o wybodaeth ewch i dudalen ‘Hawl i drosglwyddo data’ ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Hawl mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomatig

Ar hyn o bryd nid ydym yn ymgymryd ag unrhyw benderfyniadau awtomataidd gan ddefnyddio technoleg a heb gyfranogiad dynol. Os gwnawn hynny yn y dyfodol i’n helpu i ddarparu gwasanaethau i chi, byddwn yn eich hysbysu o’ch hawl i wrthwynebu. I gael mwy o wybodaeth ewch i dudalen ‘Eich hawliau yn ymwneud â phenderfyniadau sy’n cael eu gwneud amdanoch chi heb unrhyw gynnwys dynol’

Hawl i wrthwynebu

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu sut yr ydym yn prosesu eich data personol. Mae hyn yn golygu y gallwch ein hatal rhag defnyddio eich data personol mewn rhai amgylchiadau penodol. I gael mwy o wybodaeth, ewch i dudalen ‘Hawl i wrthwynebu’ ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Hawl i dynnu caniatâd yn ôl

Pan fyddwch wedi rhoi caniatâd i ni ddefnyddio eich gwybodaeth, mae gennych yr hawl i newid eich meddwl a thynnu’ch caniatâd yn ôl. Ni fydd tynnu’ch caniatâd yn ôl yn effeithio ar unrhyw brosesu yr ydym wedi’i wneud cyn i chi dynnu’n ôl ond gall gyfyngu ar ein gallu i barhau i ddarparu gwasanaethau penodol ar eich cyfer.

Mae’r seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt ar gyfer ein gwahanol weithgareddau prosesu yn cynnwys, ond nid ydynt yn gyfyngedig i’r gweithgareddau a nodir yn y tabl canlynol:

Diben	Sail Gyfreithlon am brosesu
Cais – i asesu a ydych yn gymwys ar gyfer tenantiaeth/prydles, neu wasanaeth arall	Cytundeb: perfformiad neu baratoi i gyflawni contract gyda chi.
Ymrwymo i denantiaeth/prydles/trwydded neu gytundeb arall	Cytundeb: angenrheidiol i gyflawni contract gyda chi.
Rheoli ymddygiad gwrthgymdeithasol a materion diogelu cydweithwyr, tenantiaid, lesddeiliaid, preswylwyr ac aelodau o’r cyhoedd	Cytundeb: perfformio neu baratoi i berfformio contract gyda chi. Buddiannau cyfreithlon: i’ch diogelu chi a’n staff.
Diogelu	Rhwymedigaeth gyfreithiol: i’ch diogelu chi a’n cydweithwyr. Buddion Hanfodol: i’ch diogelu chi a’n cydweithwyr.
Atgyweirio a Chynnal a Chadw	Cytundeb: angenrheidiol i gyflawni ein contract gyda chi. Buddiant cyfreithlon: darparu ein gwasanaethau contractio gydag amrywiol ddarparwyr trydydd parti sy’n atgyweirio, cynnal a chadw.
Cymorth / Gwasanaethau’r Gronfa Caledi	Caniatâd: eich caniatâd penodol. Buddiant cyfreithlon: contractio gydag amrywiol sefydliadau trydydd parti er enghraifft, carpedi, cyflenwyr nwyddau gwyn i brynu a dosbarthu nwyddau.
Cynllunio a Rheoli Digwyddiadau	Caniatâd: eich caniatâd penodol. Buddiant cyfreithlon: hyrwyddo ein busnes, ein brand a’n heiddo, cynnyrch a gwasanaethau.
Diogelu Iechyd a Diogelwch	Rhwymedigaethau cyfreithiol: diogelu, ac i’r graddau y mae ein gweithgareddau yn mynd y tu hwnt i ofynion llym y gyfraith berthnasol. Buddiant cyfreithlon: sicrhau diogelwch pob unigolyn sy’n mynychu ein swyddfeydd neu eiddo. Buddiannau hanfodol: yn anad dim, eich buddiannau chi neu unigolyn arall.
Diogeledd a Diogelwch	Buddiant cyfreithlon: i sicrhau eich diogelwch chi a’n cydweithwyr, gwasanaethau monitro teledu cylch cyfyng, gwasanaethau monitro gweithio’n unigol a gwasanaethau monitro fideo a wisgir ar y corff.
Cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol	Rhwymedigaeth gyfreithiol: i gydymffurfio â’r gyfraith berthnasol. Buddiant cyfreithlon: os ydym yn teimlo bod angen i ni wneud mwy nag sy’n ofynnol o dan ein rhwymedigaethau cyfreithiol.
Rhwymedigaethau busnes cyffredinol	Rhwymedigaethau cyfreithiol: i gydymffurfio â’r gyfraith berthnasol. Buddiannau cyfreithlon: i weithredu agweddau gweinyddol a thechnegol ein busnes yn effeithlon ac yn effeithiol a chydymffurfio â’r gyfraith a’r rheoliadau perthnasol.
Cysylltiadau Brys i gysylltu â nhw mewn argyfwng	Caniatâd: eich caniatâd penodol. Buddiant cyfreithlon: cysylltu â’r unigolion a benodwyd gennych os bydd digwyddiad difrifol yn effeithio arnoch chi. Buddiannau hanfodol: yn eithriadol; eich iechyd a’ch diogelwch chi neu unigolyn arall.
Diogelwch y wefan a gwybodaeth	Buddiant cyfreithlon: i sicrhau diogelwch ein gwefan(nau) a’r holl wybodaeth sy’n cael ei phrosesu gan y wefan(gwefannau) o’r fath.
Cwcis ar y wefan	Caniatâd: eich caniatâd penodol. Buddiant Cyfreithlon: i deilwra’n well yr hyn rydyn ni’n ei ddarparu ar-lein.
Cefnogi cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant yn ein cymunedau; er mwyn tegwch a chydraddoldeb yn ein gwasanaethau	Caniatâd: eich caniatâd penodol. Rhwymedigaethau cyfreithiol: cydymffurfio â’r gyfraith berthnasol.